100% Vor Ort – Nicht immer notwendig im Projektgeschäft!

Wer kennt das nicht? Gesucht wird: XXX, 100% Vor Ort für….

Im Umfeld von Kundenprojekten wird gerne die vollständige Verfügbarkeit vor Ort als Kriterium herangezogen und oft auch als Ausschlusskriterium definiert.
Dies ist in vielen Projekten tatsächlich erforderlich, manchmal aber auch sicher nicht.
Warum diese Forderung gestellt wird ist oft sehr verschieden, ich versuche aber mal die (für mich) häufigen Gründe zu benennen:

  • Es gibt Gerätschaften, die nur vor Ort zu nutzen sind (weil z.B. Hands-On erforderlich ist)
  • Die IT erlaubt keinen VPN-Zugang bzw. ist dafür nicht vorbereitet
  • Es wird auf eine gewisse Nähe zum Team wert gelegt, z.B. um spontane Gespräche zu erlauben oder weil die Tätigkeit stark koordinationslastig ist
  • Man möchte keine Diskussionen im Team, z.B. bei Angestellten, die hier oft wesentlich eingeschränkte Möglichkeiten zur Gestaltung haben.
  • Man fürchtet seine Kontrollpflichten nicht ausreichend nachkommen zu können.

Grundsätzlich muss man sich klar machen bzw. klären, warum ein (potentieller) Kunde hier entsprechende Forderungen formuliert.
Oft hat man es hier auch mit Leuten zu tun, die sich kaum mit dem Umgang von Freiberuflern bzw. Selbstständigen beschäftigt haben und nur aus dem Projektdruck heraus damit auseinandersetzen müssen. Häufig auch zum ersten Mal und unter Zeitdruck.
Wenn man sich dann auch klar macht, das schon die Aquisegespräche an sich oft für die Beteiligten ein Problem sind kann man die allgemeinen Forderungen oft gut nachvollziehen.

Was aber nicht bedeutet, dass man das auch so akzeptieren muss.

Jeder externe wird aufgrund seiner Expertise ins Projekt genommen (für Standardaufgaben sind wir zumeist zu teuer).
Damit sollte eigentlich jeder in der Lage sein, zu beurteilen ob Vor-Ort zwingend erforderlich ist, nur sinnvoll oder einfach nicht notwendig.
Hier ist (wie oft) Verhandlungsgeschick und Timing notwendig, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Auch hier kann ich nur über meine Erfahrungen berichten, ein Standardvorgehen gibt es nicht:

  • Am einfachsten ist es bei Arbeiten, die seitens der Arbeitsmittel stark IT-lastig sind und wenig Interaktion mit anderen Projektmitarbeiter erfordern (Dokumente bearbeiten, Konzeptarbeiten, Programmierung, Softwaretest,…).
    Hier lassen sich gut Strukturen und Vereinbarungen schaffen die auch Remote mindestens gleichwertig bearbeitet werden können.
    Ein Firmenlaptop, VPN, Onlinemeetings, Kollaboration-Tools und vieles ist möglich.
  • Bei Abhängigkeiten, z.B. Prüflinge, ist es oft nicht möglich diese Tätigkeiten Remote zu erledigen.
    Hier bleibt aber immer noch die Option die ganzen administrativen Tätigkeiten entsprechend zu gestalten.
    Manchmal ist es auch möglich (hängt auch von Euren Möglichkeiten ab) ein “privates” Testlabor aufzumachen und die Testobjekte dann im eigenen Umfeld zu bearbeiten. Das erfordert natürlich oft erhebliche Vorarbeit und Werbung beim Kunden, habe ich aber schon erlebt.
  • Tätigkeiten mit starken Koordinationsaufwand erfordern viel Organisation und spontanes Handeln.
    Hier empfiehlt sich ein gewisser vor-Ort Anteil, schon im eigenen Interesse. Schnell ist man vom “Flurfunk” abgeschnitten und wird auch in wichtige Entscheidungsfindungen nicht mehr ausreichend eingebunden (z.B. weil man bei spontanen Klärungen ein Online-Meeting als zu aufwändig ansieht)

Grundsätzlich muss man also erst mal für sich klären, was überhaupt möglich ist und dazu was sinnvoll wäre.
Auch muss klar sein, welche (nicht verhandelbare) Bedarf an Remote-Zeiten erforderlich ist.
Zuletzt sollte man sich (sofern bisher nicht erfolgt) klar machen, das dieses Kriterium (wie jedes andere auch) die Beteiligung am Projekt unmöglich macht.
Dies gilt grundsätzlich natürlich für jeden Aspekt der Projekttätigkeit, ist gerade für Anfänger oder wenig spezialisierte Projekttätige oft ein Problem.

Aus meiner Erfahrung heraus möchte ich hier mehrere Punkte zeigen, an denen man das Thema diskutieren bzw. gestalten kann:

  • In der eigenen Präsentation (z.B. das Profil) bzw. in der ersten Kontaktaufnahme.
    Wenn wir Einschränkungen des eigenen Angebots zwingend durchsetzen müssen (z.B. weil Betreuungsaufgaben zu leisten sind) sollte das auch klar formuliert werden. Solche Fakten erst im Projektverlauf zu erzwingen ist unprofessionell und oft auch nicht erfolgreich. Zuweilen ist es auch nicht ein K.O.-Kriterium, zumindest wenn der Kunde wirklich interessiert ist. Hier ist Spezialwissen ein hilfreiches Merkmal.
  • Im Erstgespräch mit dem Vermittler (wenn vorhanden).
    Hier kann noch relativ “ungefährlich” über die eigenen Vorstellungen gesprochen werden. Je nach Persönlichkeit und Interesse des Vermittlers können hier schon wertvolle Informationen zum Kunden und seinen Vorstellungen. Auch kann oft schon der Vermittler entsprechend “geimpft” werden. Wenn hier gut argumentiert wird, hat man oft schon jemanden der den Boden bereiten und manches “Schlagloch” vorab vermindern kann. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn der Vermittler schon einige Zeit im Hause des Kunden tätig ist und schon eine gewisse Vertrauensstellung geschaffen hat.
  • Im Gespräch mit dem Kunden.
    Hier ist es meist schwierig, vor allen wenn der Kunde hier keinerlei Motivation zum Entgegenkommen zeigt.
    Aber auch hier ist es möglich zumindest die Grundforderung zu formulieren und auch entsprechende Gestaltungsmöglichkeiten zu zeigen.
    Bei entsprechender diplomatischer Eignung (oder schlicht guter Ausgangsposition) kann auch hier eine höhere Bereitschaft zum Entgegenkommen erzielt werden. Das Thema sollte aber kein Schwerpunkt im Gespräch werden.
  • Im Projektverlauf.
    Je mehr Einblick man in ein Projekt hat, desto besser kann man die eigenen Möglichkeiten verstehen und verhandeln.
    Auch wenn beim Start keine Remote-Tätigkeit angeboten wird, kann dies nach ein paar Wochen durchaus anders aussehen.
    Man ist dem Kunden besser bekannt (was viel Unsicherheit wegnimmt) und kennt auch die IT des Kunden.
    Das Projektteam ist bekannt und man selbst dem Team auch (was die Akzeptanz eigener Vorschläge wesentlich erhöhen kann) und die eigenen Aufgaben sind viel besser beschrieben.
  • Bei Vertragsverlängerungen.
    Obgleich nicht ideal, können hier bisher verweigerte Forderungen neu verhandelt werden.
    Je nach eigener Position und realistischer Einschätzung kann hier manche Position verbessert werden.

Die Argumentation ist natürlich kaum zu vereinheitlichen, anbei trotzdem ein Paar Ideen dazu:

  • Schlecht möglichst: Die Stärke der eigenen Position bzw. die Abhängigkeit des Kunden ausspielen.
    Hier kann man sich manchmal durchsetzen, wird aber feststellen das diese Abhängigkeit von Kunden zeitnah bereinigt wird. Wenn es sein muss auch auf Kosten des Projekts.
  • Die kundeneigene IT bietet ausreichend Möglichkeiten Teile der eigenen Tätigkeiten vollständig Remote auszuführen (z.B. Kunden-Laptop und VPN).
    Hier kann sehr einfach ohne besondere Aufwände eine (Teil-) Verlagerung der Tätigkeit durchgesetzt werden. Der administrative Aufwand beschränkt sich oft auch wenige IT-Anträge und im Projekt limitieren zumeist nur Meetings den Rahmen.
  • Eigenes Equipment bzw. Projektflächen sind vorhanden bzw. lassen sich organisieren.
    Hier ist der Aufwand auf beiden Seiten zumeist höher. Es kann sich aber für beide Seite auszahlen, da z.B. der Kunde Testflächen verlagern kann bzw. eigene Engpässe mildern (z.B. für Arbeitsplätze). Man kann ja z.B. die Einrichtung auf eigener Seite kalkulieren und für den Kunden kostenneutral gestalten (sofern betriebswirtschaftlich interessant). Auch ist hier die Sicherheit (IT und Örtlichkeiten), Vertraulichkeit und Verfügbarkeit ein Thema.
    Diese Option funktioniert bei kleinen Kunden besser, in größeren Unternehmen zumeist gar nicht.
  • Manchmal ist das Umfeld des Kunden derart ablenkend, das die eigene Konzentration stark eingeschränkt wird (z.B. Großraumbüro, Baustellen, Fertigung, Fragen von Kollegen). Hier kann eine Teilverlagerung für den Kunden wertvoll werden, da man bessere Ergebnisse liefern kann oder in kürzerer Zeit.
  • Abgrenzungskriterien.
    Manchmal kann es besser sein, als Externer nicht zu sehr in das Projektteam hinein zu wachsen. Zum einen betrifft es das Thema Scheinselbständigkeit bei dem die “Integration” als Indiz angesehen wird. Andererseits kann es in manchen Teams politisch sinnvoll sein diese Trennung gegenüber Angestellten stärker zu gestalten. Dies ist z.B. in Projekten mit Schieflage und internen Reibereien manchmal notwendig, um intern Eskalationen zu vermeiden.
  • Stundensatz.
    Das Thema lässt sich hier gut in beide Richtungen einbringen. Zum einen kann man einem Kunden (nach Möglichkeit) einen günsteren Stundensatz anbieten, wenn im Gegenzug die Reisekosten (durch die vor-Ort Tätigkeit) entsprechend reduziert werden können. Umgekehrt können evtl. geforderte Vergünstigungen am Stundensatz durch eine entsprechende Regelung auch leichter “verrechnet” werden.
    Da dieser Block in Städten wie München oder Stuttgart schnell mal 10€ und mehr am effektiven Stundensatz ausmachen kann, gibt es hier erhebliches Potential für beide Seiten.
    Manchmal kann auch eine Vereinbarung über beide Sätze geschlossen werden (Remote und vor-Ort). Da kann das ganze dann sogar flexibel gestaltet werden.

Für mich funktioniert oft eine anteilige Remote-Tätigkeit am besten, oft in Abhängigkeit von Projektphasen. 100% in beide Richtungen hat meist wenig Sinn und ist auch selten zu begründen (von beiden Seiten).

Grundsätzlich gibt es also bis zum Projektende viele Möglichkeiten das Themenfeld zu bearbeiten und die eigenen Vorstellungen besser umzusetzen.
Dies setzt aber immer voraus, das man hier auch Gestaltungsspielraum einräumen kann und will bzw. man auch selber zumindest zeitweilig ein “suboptimales” Ergebnis akzeptieren kann.
Auch kann dies nur in Kooperation mit und durch den Kunden funktionieren und ist manchmal auch bei guten Willen aller Beteiligter nicht erfolgreich.
Aber auch das ist im Projektgeschäft normal und sollte auch niemanden (mehr) überraschen.

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